Kjøreregler organisering

Innledning

Denne siden inneholder mer overordnede kjøreregler for klubbens organisering og fungerer som et overbygg til de mandater og kjøreregler som gjelder i årsmøtet, styret, kontrollutvalg, valgkomite og de enkelte team (arbeidsgrupper).

Overordnet om organisering

Overordnet målsettinger

  1. Sikkerhet og HMS skal ha førsteprio.

  2. Bidra til en god og inkluderende klubbkultur.

  3. Bidra til åpenhet, respekt og aktiv delingskultur.

  4. Bidra til at alle har det gøy og får en god opplevelse.

  5. Bidra med det beste av oss selv da vi alle ulike og unike.

  6. Bidra til samhold og lagspill hvor vi gjør hverandre bedre.

  7. Arbeide mot tydelige mål med fokus på rett kvalitet og nytte.

  8. Følge opp oppgaver du har inntil de er formelt overført/avsluttet.

  9. Beskrive oppgaver så alle har samme bilde av hvilket ansvar de har..

  10. Arbeide med å redusere avhengighet til enkelte ved å dele på oppgaver.

  11. Unngå at enkelte får for mange oppgaver som kan være uheldig over tid.

  12. Være høyt under taket og samtidig ha forståelse for ulike synspunkter.

Organisering av frivillighetstTeam og Styret

Styret er øverste myndighet mellom årsmøter og sitter på det formelle ansvaret for å definere mandat (ansvarsområde) for de enkelte team (arbeisgrupper) og sammen med team følge opp etter behov.. Det er derfor viktig at styret er involvert i viktige beslutningspunkter, statusrapportering og avgjørelser rundt hvordan en håndterer viktige endringer og avvik. Herunder godkjenning av forslag til endringer i mandat slik at "kart og terreng" stemmer overens.

A. Sette sammen det enkelte team

  1. Kan bestå av frivillige medlemmer/ikke-medlemmer, tillitsvalgte og innleide.
    Avtaler med innleide
    skjer i regi av av styret.

  2. Alle team skal ha en teamleder som er kontaktpunkt mot styret. Teamet kan velge en nestleder om behov for det (om ikke velges stedfortreder etter behov).

  3. Hvert team deles opp som følger:

    1. Core Team
      Kjerneteamet er et mindre antall teammedlemmer som står for
      administrativ gjennomføring av teamets arbeid.

    2. Utvidet team
      Dekker øvrige teammedlemmer som
      ofte står for operativ gjennomføring og ellers bistår kjerneteam etter behov. Mer administrative team har ikke behov for utvidede team i det vanlige, men kan ha en pool ressurser her som Core Team kan trekke på ved behov.

  4. Etablering av team som over tid alltid vil være i endring handler om "lagspill" og å finne rett blanding av personprofiler som skaper gode resultater og samtidig har det gøy og opplever god mening med det de gjør.

B. Etablere/reorganisere ett team

Styret og APK Team Frivillige skal sammen beslutte og ivareta følgende.

  1. Foreslå behovet for å etablere nye team.

  2. Identifisere oppgaver som skal overføres/opprettes i forkant.

  3. Beslutte valg av nye teamledere.

  4. Beslutte sammensetning og plan for oppstart av nytt team.

  5. Bistå med å få etablert team og grensensnitt mot andre team.

  6. Sikre at eksisterende oppgaver er operative mens team-etablering pågår

  7. Sikre at overføring av oppgaver er utført, eventuelt hva fortsatt ivaretas utenfor team.

  8. Sikre at nye team følges opp særskilt i startfasen.

C. Organisere etablert team

    1. Gjøre seg kjent med følgende:

      1. Organisasjonskart

      2. Ansvars-/aktivitetsplan

    2. Etterleve teamets mandat gitt av styret med ansvar for egne mål, oppgaver og arbeidsplan, fraværs-/ferieplanlegging.

    3. Beslutte innhold i ulike roller, eksempelvis: teamleder (obligatorisk), referent, infoansvarlig, veveransvarlig, registeransvarlig, medlemsansvarlig mv. Teamleder har et særskilt ansvar for fortløpende å sikre at organiseringen til enhver tid virker. Teamleder har også et særskilt ansvar for å sørge for at eget team ivaretar de krav som er satt klubbens HMS-plan.

    4. Ha definerte oppgaver (leveranser) som gjennomføres av teamets medlemmer enkeltvis mellom møter og statusoppfølging.

    5. Klargjøre grensesnitt mellom eget team og støtte fra andre team.

    6. Ha tilstrekkelig med møter eller dialog på annet måte (møter er bra for avklaringer og samordning. Rene arbeidsmøter kan brukes det ikke er naturlig at den enkelte jobber alene mellom møtene).

    7. Be om APK Koordinatormøte mellom (gitte) team og styret etter behov.

    8. Kontrollere jevnlig at oppgaver gjennomføres etter plan mellom møter.

    9. Synliggjøre forhold som kan forbedres og fremlegge endringsforslag til styret.

    10. Sikre at personopplysninger håndteres i tråd med lover og regler og at en har god etterlevelse av taushetserklæring den enkelte skal signere.

Det vises til det enkelte teams nettsider for info om mandat, oppgaver, verktøy mv.

D. APK Koordineringsmøter på tvers av ulike team og styret

    1. Formålet med APK Koordineringsmøter er å ha en møteplass for å diskutere og lannde avklaringer rundt koordinering og temaer utover eget mandat/ansvarsområde. Beslutninger knyttet til mandater, kostnader eller andre prinsippielle beslutninger vil måtte forelegges styret for formell behandling.

    2. Teamleder i alle team, samt styreleder kan kalle inn til APK Koordineringsmøte når behov for å diskutere koordiering og temaer utover eget ansvarsområde.

    3. Minimim som skal møte er teamledere (eller stedfortreder) berørte team og styreleder eller annen representant for styret. Andre ressurser kan tas med etter behov/eget ønske. Det anbefales at hele styret via styret@akerselvapadleklubb.no settes som optional til innkallinger så de er orientert om gitt møte.

E. Følge opp klubbens vakt-/skiftplaner

Følgende generelle regler gjelder for alle vaktplaner hvor det er kritisk at den frivillige møter opp til avtalt tid:

    1. APK Team Frivillighet skal ha den sentrale koordieringen av vaktplaner via Spond på tvers av de team og prosjekter som trenger dette i tett samarbeid med teamleder for det enkelte team.

    2. Det enkelte team må alltid ha backup-ressurser/-planer ved frafall og systemsvikt og andre uforutsette hendelser.

    3. Den enkelte team må være tydelige i sine forventninger til de som har meldt seg til vakt.

Det vil komme mer info rundt nevnt etter hvert som valg av verktøy og arbeidsmåte/-fordeling blir klart.

F. Kort om bruk av verktøy

Se toppmenyen Verktøy for tilgang til de de fleste verktøyene APK benytter til ulike formål. Merk deg følgende:

  1. Spørr alltid når det er noe du lurer på ved bruk av ulike verktøy.

  2. Gi opplæring om hvordan relevante verktøy gis etter behov/oppgave.
    Verktøy i toppmenyen gir deg oversikt over en del av de viktigste verktøyene.

  3. Hold hemmelig og ikke del ut passord, koder, nøkler og tilsvarende.

  4. Innhold knyttet til APK er klubbens eiendom og skal kun lagres på de systemer som klubben bruker og skal ikke kopieres uten godkjenning.

  5. En må være bevisst på å skille på intern informasjon for gitte målgrupper (inlusive sensitiv informasjon, info til medlemmer og frivilige, info til spesifikke eksterne målgrupper og åpen ekstern informasjon.

  6. Klubben bruker Googles dokumenthåndteringserktøy, men MS Office-filer kan brukes når nødvendig forutsatt lagret på samme sted klubben har sine dokumenter.

G. Følge opp e-postkasser

Følgende generelle regler gjelder for alle klubbens felles e-postkasser/grupper:

  1. Holde e-postinnboks på et minimum så langt det er mulig.

  2. Flytte e-post til logiske foldere for gitt postboks (eks. Nyinnregistret medlem, Avsluttet medlem osv. E-poster som har med klubben å gjøre skal ikke slettes.

Organisering av tillitsvalgte

Det vises til www.akerselvapadleklubb.no og menyvalget Om APK for mer info for i tillegg til følgende internsider i denne portalen: