APK Team Frivilligeoppfølging

Mandat

Ansvar for å verve og følge opp alle frivillige i APK og støtte de enkelte team i en oppstartsfase og ellers ivareta gitte fellesoppgaver i tråd med mandat vedtatt av styret. .

Oppgaver:

  1. Organisere teamets oppgaver.

  2. Informere aktivt og svare på spørsmål fra frivillige

  3. Verve nye frivillige

  4. Følge opp nye frivillige innen 7 dager

  5. Fordele og aktivere frivillige til arbeidsgrupper

  6. Organisere vaktplaner på tvers av team

  7. Følge opp frivillige og de som gir seg

Bemanning

Bli med som frivillig

Status: Trenger flere frivillige
Søk om å bli med i team:
Bli frivillig
Se dine team: groups.google.com/my-groups

Kontaktpunkter

1. Organisere teamets oppgaver

    1. Følge Kjøreregler organisering som gjelder organisering av alle team og grensesnitttet mellom de de enkelte team og ovenfor styret.

    2. Gjøre seg kjent med følgende:

      1. Organisasjonskart

      2. Ansvars-/aktivitetsplan

2. Informere aktivt og svare på spørsmål fra frivillige

    1. Svare opp henvendelser felles e-post frivillig@akerselvapadleklubb.no.
      Minimm 2 ganger ukentlig.

    2. Legge ut info, kommentere og svare på spørsmål på tvers av følgende kanaler:

      1. Spond Club-frivilige-grupper utover det som ivaretas av det enkelte team.

      2. Facebook Frivillige-gruppe

      3. Facebook Medlemsgruppe

      4. www.akerselvapadleklubb.no og da spesielt www.akerselvapadleklubb.no/frivillige.

      5. Andre kanaler etter behov, eksempelvis oppslag i oppganger bygårder, kafeer, frivillige organisasjoner, bydelen mv. Dette i samarbeid og med bistand fra APK Team Info & Markedsføring.

    3. Bidra til å motivere frivillige i de ulike "møtepunktene" til å komme med forslag, skape dialog og bidra positivt fellesskap i klubben og nærmiljøet."

3. Verve nye frivillige

    1. Bidra til at alle APK team får det antall frivillige med den kompetansen som de melder behov om. Det bør særlig jobbes med å rekruttere frivillige som bor nærme utlån for oppgaver som krever fysisk tilstedeværelse. Frivillige rekrutteres blant:

      1. Klubbens medlemmer

      2. Ikke-medlemmer

    2. Frivillige kan registrere seg på følgende måter:

      1. Google Forms-skjema (info frivillig lagres direkte i oversikt frivillige).

Skjema (annonsering) www.frivillig.no (når bredt ut, men info frivillig må etterregistreres i oversikt frivillige).

    1. Benytte følgende kanaler for å verve frivilllig:

      1. Verve via kurs, turer, arrangementer, Olafia-sommer mv.

      2. Verve via via bekjente av klubbens medlemmer og frivillige

      3. Verve via Spond Club.

      4. Verve via via Facebook Medlemsgruppe og via Facebook Frivilligegruppe

      5. Verve via Facebook-gruppe og www.akerselvapadleklubb.no

      6. Verve via Google Ads-annonse for frivillige (gratis annonse alltid aktiv).

      7. Lage info på papir, e-post mv. til bygårder, frivillige, serveringssteder mv.

      8. Be om annonsering av skjema APK har på frivillig.no Facebook-side.

      9. Sende e-post eller SMS til medlemmer via Spond og/eller registrerte frivillige.

4. Følge opp nye frivillige innen 7 dager

    1. Kontakte nye frivillige raskt og senest innen 7 dager etter registrering.

    2. Sende en SMS (eller e-post) og si du vil ringe for en prat.

    3. Ringe den frivillige:

      1. La den frivillige få presentere seg, bakgrunn, erfaringer og ønsker. Still spørsmål underveis etter behov.

      2. Sjekk om den frivillige er medlem eller ikke, og eventuelt vil bli medlem.

      3. Gi en kort informasjon om klubben, frivillighetsarbeid, hvordan en kan bidra til å skape en god fellesskaps-/klubbkultur osv..

      4. Diskuter hvilke oppgaver, hvor mye/ofte den frivillige kan jobbe og hva som er viktig for vedkommende. Innsatsen den frivilige kan bidra må i stå i forhold til behov for opplæring mv.
        Diskutere hvilke team som kan være aktuelle nå og på lengre i forhold til frivilliges ønsker og klubbens behov. Noter også at vedkommende kan være interessert i et område på sikt (en skiller på interessert "Avventer opplæring", "Ja", "Nei" osv. pr. team).
        Det er stor forskjell på det å bidra ad hoc når en har tid og lyst og det å påta seg faste oppgaver som er alt fra flere ganger i uken til noen ganger i året.
        Hovedsesong for APK er mai til september, men det er også aktivitet noe aktivitet mye av det øvrige året og en må alltid være klar ny hovedsesong).
        Enkelte kan ønske å jobbe kun kort tid og ha oppgaven som en referanse. Andre kan gjøre fra litt til veldig mye over flere år.

    4. Diskuter formelle krav knytet til

      1. taushetsklæring spesielt med tanke på behandling av personopplysninger og intene opplysninger

      2. politiattest ved oppgaver med umyndige (under 18) og funksjonshemmede

    5. Diskutere hva slags opplæring, kurs mv. som trengs for gitt(e) oppgave(r) og hvordan dette normalt foregår.
      Diskuter eventuelt ogsså kurs og annet den frivillge ønsker å ta og om det er noe det er naturlig at APK dekker.

    6. Ajourfør informasjon i oversikt frivilllige (husk at alle personer normalt har krav på å få utlevert informasjon om seg selv).

5. Fordele og aktivere frivillige til arbeidsgrupper

    1. Velg endelige arbeisgrupper i samråd med den frivilige og konferer med teamledere for aktuelle grupper etter behov. Det må sikres at det ikke legges opp til for mye arbeid i første omgang, men at omfanget heller økes over tid.

    2. Sørg for at den frivillge signerer taushetserklæring knyttet til sitt arbeid som frivillig for klubben.

    3. Sørg for at den frivillige signerer politiattest om vedkommende skal jobbe med umyndige (under 18) eller funksjonshemmede.

    4. Ajour informasjom om den frivillige:

      1. Legg til den frivilllige i Google Groups-grupper for gitte team.

      2. Legg til den frivillige i Spond Medlemsregister og tilknyttet aktuelle team.

      3. Legg til den frivillige i Facebook Frivillige-gruppe.

      4. Oppdater oversikt frivillige med hvilke grupper den frivillige er med i, status for tautshetserklæring, politiattest, status opplæring og annen relevant informasjon.

    5. Send e-post til den frivillige og oppsummer relevant informasjon, herunder info om opplæringsopplegg.

    6. Sjekk at den frivillige klarer å logge seg på og får tigang til https://frivillig.akerselvapadleklubb.no.

    7. Sikre gjennomføring av nødvendig opplæring og oppdater i oversikt over frivillige at denne er gjennomført.

6. Organisere vaktplaner på tvers av team

    1. Sammen med de enkelte team klargjøre behovet for vaktplaner og utforme disse.

    2. Publisere vaktplan via Spond og sammen med teamleder gitt team bidra til at de enkelte vakter har nok frivilllige.

7. Følge opp frivillige og de som gir seg

    1. Takke den frivilige for innsatsen og sende ut eget spørreskjema hvor en be om å få ris og ros for som læringspunkter.

    2. Ajourføre informasjon om den frivillige som slutter:

      1. Fjerne den tidligere frivilllige i Google Groups-grupper for gitte team.

      2. Fjerne den tidligere frivillige i Facebook Frivillige-gruppe.

      3. Merk den tidligere frivillige i oversikt frivilllige som inaktiv.
        Informasjon om personen slettes etter 6 måneder i tråd med personvernregler.

    3. Ha dialog med de enkelte team rundt utfordringer om deltagelse, opplæring mv.

APK Samhandlingsdisk APK Team Frivillighet

Kjerneteam APK Team Frivillighet har skrivetilganger etter behov (styret og andre kan gis lesetilgang etter behov).

Dokumentbibliotek