APK Team Medlemsoppfølging

Bemanning

Mandat

Ansvar for å følge opp alle nye og eksisterende medlemmer i APK og støtter de enkelte team på overordnet nivå mens det enkelte team har ansvar for egne oppgaver. Arbeider på mandat fra styret.

Oppgaver:

  1. Organisere teamets oppgaver

  2. Informere aktivt og svare opp medlemsspørsmål

  3. Registrere, vedlikeholde og fakturere medlemmer

  4. Ajourføre ulike registre med medlemsinfo

  5. Følge opp nye medlemmer med velkomstinfo

  6. Fakturere årskontingent og purre manglende kontingentinnbetaling

  7. Foreta spørreundersøkelse medlemmer

Se også Organisasjonskart og Ansvars-/aktivitetsplan.

Bli med som frivillig

Status: Trenger flere frivillige
Søk om å bli med i team:
Bli frivillig
Se dine grupper: groups.google.com/my-groups

Kontaktpunkter

Verktøy

Oppgave 1: Organisere teamets oppgaver

  1. Fordel anvar med hensyn til hvem som står for hovedoppfølging og eventuell fordelling av oppgaver, ferie mv.
    Det er viktig at medlemsregister, -spørsmål på e-post mv. følges opp ukentlig lavsesong og minimum 3-4 ganger i uken høysesong juni-september.

  2. Klargjør tilganger til ny medlemsansvarlig før oppstart:

    1. Om ny medlemsansvarlig ikke er medlem, er det å anbefale at en selv registrerer seg for bedre å følge og forstå bruken sett fra medlemssiden.
      En bør også opprette egen bruker i www.minidrett.no og installere app-en Min Idrett.

    2. Tildel rollen «Medlemsansvarlig» via Klubbadmin, Organisasjon, Styre og verv, Funksjoner og verv for tilgang til Klubbadmin.

    3. Gi tilgang til passord til medlem@akerselvapadleklubb.no og be om at e-postkasse opprettes i egen e-postkient / mobil så en enklere kan følge opp og svare på e-post fra klubbens medlemmer.

    4. Tildel admin-rolle til lukket Facebook-meldemsgruppe for å legge til/fjerne medlemmer så det stemmer med hoved-medlemsregister.

    5. Tildel admin-rolle til lukket Facebook-frivilligegruppe for å legge til/fjerne medlemmer så det stemmer med hoved-medlemsregister.

  3. Ny medlemsansvarlig skal ha en fast kontaktperson som sørger for følgende:

    1. Gi basisopplæring i gruppens mandat og rutiner, og innføring i bruken av de ulike verktøyene.
      Rutiner mht. oppsett, endring kontingenter mv. skal tas via teamleder som eventuelt tar det videre med styret.

    2. Svar opp spørsmål fra ny medlemsansvarlig som dukker opp når vedkommende starter å arbeide på egenhånd.

    3. Be ny medlemsansvarlig gjennomgå følgende opplæringsvideo rundt medlemshåndtering i Klubbadmin:
      Op: https://www.idrettsforbundet.no/klubbadmin/nyheter/opptak-fra-webinaret-om-medlemshandtering/

    4. Be ny medlemsansvarlig bruke tid på å gjøre seg kjent med funksjonene i Klubbadmin, www.minidrett.no og app-en Min Idrett på egenhånd.

    5. Be ny medlemsansvarlig gjøre seg kjent med www.akerselvapadleklubb.no slik at en kan svare på spørsmål fra medlemmer.

    6. Be også om at alt som ikke fungerer som det skal, forslag til bedringer mv. sendes til teamleder som vurderer å ta det videre til styret.

    7. Benytt Idrettens support på support@idrettsforbundet.no for bistand rundt medlemsregistreing dobbeltregistreringer, faktureringsproblemer mv.
      I en del tilfeller er det også riktig å be medlem ta kontakt med de direkte.

    8. Sikre at personopplysninger håndteres i tråd med lover og regler og at en har god etterlevelse av taushetserklæring den enkelte skal signere.

Oppgave 2: Informere aktivt og svare opp medlemsspørsmål

  1. Svar opp spørsmål fra medlemmer som kommer inn på medlem@akerselvapadleklubb.no.
    Det finnes også andre e-postbokser som følges opp av andre team og noen ganger vil det være riktig å videresende henvendelse.

  2. Bruke Klubbadmin for masseutsendelser på e-post eller SMS utfra ulike behov i klubben (ofte gjøres dette av den som har et slikt behov).

  3. Bli enige om også medlemsansvarlig vil følge opp og bidra til dialog og aktivitet, samt svare på spørsmål i Facebook-medlemsgruppe.

  4. Medlemsansvarlig(e) som selv er med på turer og aktiviteter bør bruke muligheten for å se hva som fungerer og hva som kan forbedres og ellers generelt bidra til mer aktivitet og fellesskap i klubben.

Oppgave 3: Registrere, vedlikeholde og fakturere medlemmer

  1. Registrer inn nytt medlem på en av tre måter som beskrevet under https://www.akerselvapadleklubb.no/bli-medlem.

    1. Nytt medlem registrerer seg og betaler umiddelbart via alternativ a (www.medlemskap.nif.no).
      Det opprettes ingen bruker i Min Idrett og vedkommende må eventuelt opprette dette i etterkant siden Min Idrett også brukes for å betale årlige kontingenter, hente ut diverse informasjon mv.

    2. a. Nytt medlem sender inn medlemssøknad via www.minidrett.no og oppretter da samtidig en bruker i Min idrett.
      b. Godkjenn (avvis) søknaden via Klubbadmin, Varsler, Nye medlemmer eller via app-en Min idrett.
      c. Fakturer nytt medlem via Klubbadmin, Fakturering, Opprett faktura, Periode = Medlemskontingent 20xx), Agift = velg type avgift.

    3. a. Nytt medlem fyller ut skjema under alternativ C på siden https://www.akerselvapadleklubb.no/bli-medlem som sendes til medlem@akerselvapadleklubb.no:
      b. Registrer inn nytt medlem via Klubbadmin, Medlem, Nytt medlem-knappen.
      Standard legges et nytt medlem til gruppen Havpadling og Flattvann. Medlemmer kan selv justerere grupper via Min Idrett.
      c. Fakturer nytt medlem via Klubbadmin, Fakturering, Opprett faktura, Periode = Medlemskontingent 20xx), Agift = velg type avgift.
      d. Flytt e-post med innmelding i e-postfolder Nyinnregistrert medlem.

  2. Fjern "dobbeltregistrerte personer" i sentralt NIF medlemsregister (når det forekommer).
    NIF har en funksjon hvor en utfra oppgitt info om en person søker å matche vedkommende mot nasjonalt personregister, men likevel forekommer det ganske ofte at en ikke får match og dermed oppretter personen på nytt (dvs. en dobbeltregistrering). Litt avhengig av hvilken kominasjon av felter/verdier du søker på, vil du kunne være heldig å få opp begge registreringer av samme person.
    a. Send e-post til Idrettens Support på support@idrettsforbundet.no og ber om at duplikater slås sammen.
    b. Sjekk medlemregister etter at Idretttens support har bekreftet at sammenslåing er utført.
    c. Sammenslåing meldes tilbake til medem som sjekker at alt er OK.

  3. Ajourføre medlemsregister etter behov:
    a. Medlem selv kan og bør vedlikeholde egne opplysninger via Min idrett.
    b. Medlemsansvarlig vil typisk korrigere feil i mobilnummer og e-post (eksempelvis når en får e-postutsendelser i retur).

  4. Avslutt medlemskap ved å gjøre følgende:

    1. a. Medlem melder seg selv ut via Min idrett.
      b. Medlemsansvarlig mottar varsel i Klubbadmin under Varsler og må eventuelt også bekrefte eventuelle krediteringer.

    2. a.Medlem kontakter klubben og mer om å å bli utmeldt.
      b. Søk opp personen som ønsker å avslutte sitt medlemskap og huk av i "avhukingsboksen" først på linjen.
      c. Klikk Verktøy i menyraden ovenfor og velg Meld ut.
      d. Ved spørsmål om å krediterere åpne fakuraer, bekreft at det gjøres.
      e. Flytt e-post med innmelding i e-postfolder Utmeldt medlem.

Oppgave 4: Ajourføre ulike registre med medlemsinfo

  1. Klubbadmin inneholder APKs lovpålagt hovedregister over våre medlemmer og andre registre må manuelt synkroniseres med dette.
    Sjekk jevnlig også datakvalitet rundt følgende via filter i venstremenyen:

    1. Medlemmer uten grenmedlemskap - legg til flatvanns- og havpadling for de som er blanke (kan korrigeres av bruker senere)

    2. Medlemmer uten e-post adresse

    3. Medlemmer uten mobilnummer

  2. Legg til nytt medlem i lukkket Facebook-medlemsgruppe (gjøres ofte med en gitt hyppgighet for å fange opp endringer via flere kanaler):

    1. Fra Klubbadmin, Medlemmer, filtrer på Medlem f.o.m. og sette dato for når dette ble sist gjort.

    2. Fra Facebook-medlemsgruppe velg Inviter og skriv inn vedkommende e-postadresse for å invitere vedkommende inn i gruppen.
      Vi får også de som vil bli med i Facebook-medlemsgruppe uten å være medlemmer. Send PM til disse, eventuelt finn deres mobilnummer på www.gulesider.no og send de SMS eller ring og forklar hvordan de melder seg inn først. Om ingen respons, fjernes disse etter cirka 14 dager.

  3. Fjern avsluttet medlem i lukkket Facebook-medlemsgruppe og lukket Facebook-frivilligegruppe (for de medlemmer som er med der).

    1. Fra Klubbadmin, Medlemmer velg å filtrere på utmeldte medlemmer (merk det er en kolonne for utmeldte-dato du også kan vise og som kommer frem om du tar ut til Excel. Vi mangler å beskrive beste fremgangsmåte her.)

    2. Fra Facebook-medlemsgruppe søk opp gitt medlem og fjern vedkommende fra gruppen.

    3. Fra t Facebook-frivilligegruppe søk opp gitt medlem og fjern vedkommende fra gruppen.
      Informer isåfall også APK Team Frivillig via frivilllig@akerselvapadleklubb.no om fjerningen så de kan sjekke sine oversikter.

  4. Se også Club Sponds guide for håndtering av medlemmer ovenfor NIF.

Oppgave 5: Følge opp nye medlemmer

  1. Sende ut en egen tilpasset e-post (eventuelt også SMS) med velkomstinfo til nye medlemmer (må utformes).

    1. Gi god informasjon om klubbens tilbud og organisering.

    2. Invitere inn til aktiv bruk av de ulike tilbudene.

    3. Invitere inn til deltagelse i frivillige-arbeidet.

Oppgave 6: Fakturere årskontingent og purre manglende kontingentinnbetalinger

  1. Fakturer årskontingent når bestemt og oppsett tilpasset for nytt (styret godkjenner nevnte).
    Dette kan enten skje allerede i januar eller avvente til etter årssmøte i mars.

  2. Purr utestående forfalte faktureringer med cirka 2 måneders intervall

    1. Fra Klubbadmin, Fakturering, Fakturasøk, velg Forfalt + Purret.

    2. Velg om du vil purre alle eller gjør et utvalg - velg Send purring i raden over utvalget.

    3. Følg opp e-poster, inklusive utmeldinger, som kommer i kjølevannet av en purring.

Oppgave 7: Foreta spørreundersøkelse medlemmer


  1. Send ut spørreundersøkelse til klubbens medlemmer 1-2 ganger i året (før/etter sesong) etter nærmere avtale med styret.