Instruks aktivitetsleder

Instruks aktivitetsledere (felles)

Hvem gjelder denne instruksen for?

Denne instruksen gjelder for alle typer av aktivitetsledere fra NPF-godkjente aktivitetsledere knyttet til kurs, turer mv. og aktivitetsledere for både land- og vannbaserte aktiviteter som ikke må være godkjent av NPF. Denne instruksen vil også gjelde for "arbeidsledere" når en eksempelvis har ungdom i arbeid.

Instruksen gjelder også for de som har fått i oppgave å bistå aktivitetsledere med å følge opp deler av av oppgavene nevnt på nedenfor.

Gjennomføring aktivitet

Som innleid eller frivillig aktivitetsleder har du et spesielt ansvar for deltakernes sikkerhet ved gjennomføring av arrangement. En viktig del av dette ansvaret omhandler informasjon til deltakerne.

A. Forberede seg som aktivitetsleder i forkant

  1. Gjør deg kjent med aktivitet og aktivitetsområde i forkant.
    Aktiviteter skal ha en tydelig definert aktivitestbekeskrivelse der dette er nødvendig.

  2. Gjennomgå deltakeroversikt hvis dette forefinnes for gitt aktivitet.

  3. Sørg for at du har viktige telefon- og nødnumre registrert så de er tilgjengelig under aktiviteten.

  4. Vurder egen form fysisk og mentalt og om du er i god stand til å gjennomføre/lede aktivitet. Varige helseutfordringer av betydning for gjennomføring av aktivitet tas opp med HMS-ansvarlig. Hvis ikke må du gi beskjed snarest mulig slik at det kan skaffes ny aktivitetsleder. Hvis ikke må aktivitet avlyses. Ved flere aktivitetsledere tilgjengelig vurder dere i mellom.

  5. Sikre at en har fremvist gyldig politiattest til klubbens politiattestansvarlig (må fornyes minimum hvert 3. år) for å kunne arbeide med mindreårige og funksjonshemmede.

  6. Gjør en initiell risikovurdering i tråd med klubbens HMS-plan for gitt aktivitet.

  7. Følg APKs sikkerhetsregler på aktuelle områder sikkerhet.akerselvapadleklubb.no.

  8. Innleide må ha egen ulykkesforsikring mv. for egen del mens frivillige har dekning i tråd med klubbens forsikringer.

  1. Aktivitetsleder skal klargjøre og ha tilgjengelig nødvendig nødutstyr for gitt aktivitet. Dette varierer med aktivitet, men kan typisk være:

    1. førstehjelpsutstyr

    2. vannsikret telefon eller VHF lett tilgjengelig

    3. taueline, vindsekk/fjellduk, ekstra padleåre

    4. ekstra klær, mat og termos med varm drikke i vanntett pose.

    5. kart og kompass

  2. Hvis aktivitet er av en slik karakter at den gjentas eller har en kompleksitet/behov for deling av kompetanse at den må dokumenteres så skal det foreligge en særskilt beskrivelse for aktivitet (eks. nedenfor for NPF kurs). I slike tilfeller skal en sammen med klubben bidra til at en slik beskrivelse utarbeides.

B. Informere deltakere i forkant av aktivitet

  1. Send ved behov ut påminnelse via egnet kanal (eksempelvis e-post, SMS, Spond, Facebook) om aktivitet til deltakerne i forkant.
    Du må sikre at deltakere mottar relevant informasjon om aktiviteten.
    En aktivitetsbeskrivelse skal inneholde minimum følgende:

    • navn på type aktivitet

    • formåls- og aktivitetsbeskrivelse

    • navn og telefon/epost til aktivitetsleder, eventuelt klubben.

    • oppmøtested, dato og start-/sluttidspunkt

    • distanse og geografisk område hvor aktivitet vil foregå

    • særskilte krav som skal etterleves, herunder APKs sikkerhetsregler, HMS-plan mv.

    • nødvendige ferdigheter og særskilte fysiske aktiviteter for å kunne delta på aktivitet. Be de som er usikre om å ta kontakt.

    • særskilt utstyr, bekledning og mat/drikke som skal tas med

    • muligheter for felles transport, matinnkjøp

    • oppfordre deltakere til å sjekke værmelding og ta ansvar for å ha med egnet utstyr.

C. Informere deltakere ved oppstart av aktivitet

  1. Tell opp deltakere og app navneopprop der aktuelt.

  2. Registrer deltagere som er møtt og ikke-møtt.

  3. Registrer navn på ukjente deltakere du ikke kjenner fra tidligere.

  4. Samle gruppa og presenter deg selv og aktivitetens mål.

  5. Sjekk deltakernes utstyr og kompetanse.
    Vurder om noen deltakere ikke kan tillates å delta på turen på grunn av utstyr, manglende ferdigheter, helse, svømmedyktighet, medisinske forhold etc.

  6. Spør om spesielle medisinske forhold/dagsform og at dette gjerne kan skje på tomannshånd.

  7. Tilpass aktivitet etter deltakerne hvis det er avvik mellom vanskelighetsgrad og gruppas kompetanse.

  8. Gjennomfør en risikovurdering av aktivitet og presenterer denne for deltakerne før aktiviteten starter i tråd med klubbens HMS-plan.

  9. Redegjør for aktiviteten og organisering av gruppen (makker, førstemann/sistemann, avstand, samling underveis, oppgavefordeling osv.). Gjør det klart at deltakerne skal fungere som en del av en gruppe og at deltakere må følge aktivitetsleders instrukser hele tiden.

  10. Informer om hvordan løpende informasjon vil bli gitt underveis i aktiviteten.

  11. Informer om at det kan bli tatt bilder og film til bruk i klubben og spør om noen vil reservere seg mot dette.

D. Kontrollere aktiviteten mens den pågår

  1. Ha kontroll på alle deltakerne hele tiden.

  2. Sjekk om alle er komfortable og trygge.
    Du er med på å bedre sikkerheten ved å øke andres kompetanse.

  3. Se etter tegn til at folk fryser eller er slitne.

  4. Ta korte stopp hvis noen virker slitne.

  5. Pass på at drikke og energi inntas underveis.

  6. Sørg for at alt avfall tas med (sporløs ferdsel).

  7. Om noen vil forlate gruppen så må aktivitetsleder godkjenne dette og registrere navn og gjør avtale om at de ringer deg der aktuelt. Sjekk hvor de drar.

  8. Ved regn, torden og lyn, bølger og vind, vurder å justere aktivitet eller avbryte.

E. Avslutte aktivitet

  1. Sjekk at alle er med i god tid før aktiviteten avsluttes. Mangler det noen?

  2. Sjekk om noen har glemt eller mistet utstyr underveis.

  3. Rydd vekk alt avfall (husk sporløs ferdsel).

  4. Alt utstyr skal rengjøres og lagret i tråd med gitte regler.

  5. Har det skjedd uønskede hendelser, mangler på utstyr mv., send inn avviksskjema på avvik.akerselvapadleklubb.no.

F. Håndtere nødsituasjon og personer som ikke er retunert

  1. Hold oversikt over hvem som er hvor til enhver tid.

    1. Hvis personer , forsøk å ker blitt borte, forsøkt å ontakte disse.

    2. Sjekk om de har varslet til noen hvor de skulle dra.

    3. Oppnås ikke kontakt, kontakt nødtelefonen der aktuelt aså de kan vurdere videre oppfølging.

      • 112 nødnummer, lokal redningssentral (politi).

      • 113 nødnummer, AMK om du trenger medisinsk råd.

      • 110 nødnummer, brannvesen ved brann og dykker assistanse.

Instruks innleide kurs- og turledere (tillegg aktivitetsbeskrivelse)

Nedenfor fremgår de steg som spesielt gjelder for APKS kurs- og turledere. NPF aktivitetsledere for kurs og klubbturer organisert av APK skal være utpekt av klubben.. Se stillingsbeskrivelse NPF aktivitetsleder for kurs og turer som viser hvilke formelle krav som til deg som NPF-sertifisert aktivitetsleder.

A. Klargjøre bemanning kurs- og turplan faste/varierende aktiviteter

  1. Aktivitetsleder kurs og turer må gå inn på Google-regnearket Planleggingskalender kurs og turer og legge inn forslag på seg selv på de datoer en kan (ikke endre noe andre har lagt inn uten å diskutere med de). Det er også en fordel om en der mulig kan sette seg som "backup" på gitte datoer om den/de som har opp har kurs/tur skulle bli syke mv.

    • APK tillater inntil to kursledere for kurs som inneholder minimum 10 påmeldte deltakere.

    • Kurs-/turledere må sammen med klubbens kurskoordinator finne en minnelig ordning som gjør at hver enkelt får en passende mengde oppdrag. Utfordringer knyttet til dette tas opp med kurskoordinator direkte via kurs@akerselvapadleklubb.no.

    • Planen vil inneholde faste datoer og særskilte gruppekurs-/turer mv. vil legges til etterhvert som de identifiseres.

    • (Pt. brukes regneark for nevnte, men det kan være at Spond kan fungere for dette noe frem i tid.)

  2. Kurskoordinator endrer status fra "Planlegges" til "Planlagt" når endelig bemanning for gitt aktivtet er klarlagt.

  3. Kurskoodinator sørger for at ekstern kursplan i Spond oppdateres med planlagte kurs.

  4. Kurskoordinator, eventuelt kursleder, sørger for nødvendig informasjon via Spond, APK Facebook medlemsgruppe mv.,

B. Sende påminnelse kursdeltakere 2-3 dager før kurs

  1. Aktivitetsleder skal sende ut en standard kurspåminnelse på e-post 2-3 dager før kurset.

  2. Ved særskilte forhold hvor kurs ikke kan avholdes må nødvendig informasjon med alternativer gis. Dette skal skje i samråd med kurskoordinator.
    APK kan avlyse kurs med 3 eller færre deltakere med varsel minst 3 dager i forveien. Om mulig skal kurs søkes avviklet på senere tidspunkt med nok deltakere. I slike unntakstilfeller med manglende kursdeltakelse godtgjøres ikke aktivitetsleder, men om mulig ser en på mulighet for å avvikle kurs på et senere tidspunkt.

  3. Svar opp eventuelle spørsmål fra deltakere.

C. Ajourføre NPF Våttkortbase og dele ut Våttkort for NPF-kurs

  1. Aktivitetsleder skal gå inn club.spond.com for å hente ut informasjon om kursdeltakere for gitt kurs i forkant av kurs og for klargjøring av kort i Våttkortbasen. Nevnte krever egen tilgang som må bestilles via kulbbens kurskoodinator.

  2. Aktiivtetsleder kurs skal holde eget lager med våttkort slik at kursdeltaker alltid får utdelt kort direkte etter kurset. Det er viktig at tilstrekkelig antall kor bestilles god tid i forveien fra NPF.

  3. Hvis det mangler kort mv. skal kort ettersendes kursdeltaker via vanlig post så raskt som mulig.

  4. Aktivitetsleder skal oppdatere NPF sin Våttkort-database med korrekt informasjon om kursdeltaker mv. i forkant av kurs i tråd med brukermanual NPF Våttkortbase.

  5. Om deltaker ikke består eller ikke møter skal dette ajourføres i Våttkortbasen etter kurset.

D. Fakturere klubbturer og NPF/ikke NPF-kurs

  1. Aktivtetsleder skal fakturere APK for avholde kurs og turer månedlig med mindre annet er særskilt avtalt. Ved svært få kurs og turer kan en bli enige om å utsette faktureringen.

  2. Aktivitetsledere som er innleid skal som hovedregel ha eget firma som det faktureres fra med mindre annet er avtalt.
    Hvis en ikke har dette, må en unntaksvis avtale med APK om å håndtere dette som lønn.

  3. Aktivitetsleder skal levere faktura som inneholder følgende spesifisert pr. aktivitet:

    1. dato og type kurs, tur eller annen avholdt aktivitet som er avholdt

    2. antall deltakere for avholdte kurs, herunder

      • antall ikke bestått

      • antall ikke fremmøtte

      • for sæskilte ungdomskurs skal også for-/etternavn på deltaker fremgå av faktura

    3. avtalt pris instruktørkostnad

    4. antall Våttkort utdelt og NPF-pris for disse

    5. betalingsfrist 14 dager

  4. Ved uklarhet/uenighet fakturering skal partene søke å finne ut av dette sammen og om nødvendig fremlegge egen styresak for avklaring via klubbens styre. Begge parter har et gjensidig ansvar for å være tydelige rundt gjeldende kjøreregler i forkant slike at slike situasjoner unngås.