Styret

Mandat

Klubben ledes og forpliktes av styret, som er klubbens øverste myndighet mellom årsmøtene og skal iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak. Styret har også det overordnede ansvaret for organiseringen av frivillige via team (arbeidsgrupper).

Oppgaver:

  1. Organisere styrets oppgaver.

  2. Konstituere nytt styre, tildele roller og fullmakter

  3. Gjennomgå organisering inklusive arbeidsgrupper frivillige mv.

  4. Følge opp budsjett og økonomi året igjennom.

  5. Sikre tilleggsfinanisering via eksterne tilskudd tiltak.

  6. Forberedelser årsmøter/NIF-rapportering:

    1. Aktivere valgkomite og om nødvendig ta et innledende møte med de.

    2. Klargjøre kandidater til styret og kontrollutvalg

    3. Klargjøre kandidater til neste års valgkomite

    4. Revidere lovnorm utfra endringer NIF og APKs behov

    5. Sende innkalling årsmøte 1 måned i forkant av møte

    6. Klargjøre regnskap og budsjett til årsmøtet

    7. Klargjøre årsberetning og øvrig saksunderlag til årsmøte

    8. Motta og behandle innmeldte saker senest 2 uker før årsmøte

    9. Sende ut saksliste med underlag minimum 1 uke i forkant av årsmøte

    10. Gjennomføre årsmøte innen utegangen av mars hvert år

    11. Forestå årlig samordnet rapportering til NIF (frist 15. april)

  7. Foreta samordnet rapportering til NIF iøpet av april

  8. Overlevere oppgaver fra tidligere til nye styremedlemmer ved behov.

Se www.akerselvapadleklubb og menyvalget Om APK for mer info om styret, APKs lov mv.

Bemanning

Bli med i styret

Styret velges av årsmøtet som normalt avholdes mars hvert år,
Meld din interesse eller foreslå kandidater til valgkomiteen.

Kontaktpunkter

Verktøy

1. Organisere styrets oppgaver

    1. Styret har ansvaret for den løpende organiseringen og driften av klubben mellom årsmøtene som innebærer å sikre at nødvendige og prioriterte oppgaver blir utført i regi av styret eller delegert ut til ulike frivillige-team via styregodkjente mandater. Se Organisasjonskart.

    2. Planlegge og avvikle fysiske eller digitale styremøter etter behov.

    3. Avvikle styremøter med innkallinger, vedtak og protokoller.
      Ved særskilte behov for å fatte vedtak mellom møter kan dette gjøres når alle styremedlemmer er enige og vedtaket i etterkant innføres i protokoll.

    4. Avvikle utformelle arbeidsmøter utover styremøter etter behov

    5. Identifisere og klargjøre aktuelle styresaker gjennom året. Styremedlemmer, frivillige-team og klubbens medlemmer kan alle sende inn forslag til styresaker.

    6. Justere ansvars-/aktivitetsplan (årshjul) gitt år, handlingsplan inkl. klubbutvikling over tid.

    7. Avstemme mot team, prosjekter fortløpende og fatte eventuelle vedtak.

    8. Vurdere behov for oppfølging leverandør-/partneravtaler.

    9. Foreta sikkerhetsvurdering ifht. HMS, aktivitet, forskringer, GDPR osv.


10. Konstituere nytt styre, tildele roller og fullmakter

    1. Sikre ryddig overlevering av oppgaver og ansvar.

    2. Fordele roller og ansvar, herunder:

      1. HMS-ansvarlig (styreleder om ikke utnevnt).

      2. Styresekretær (styreleder om ikke utnevnt).

      3. Økonomiansvarlig (samtidig må hele styret ha nødvendig oversikt og kompetanse).

      4. Kontrollutvalgskontakt(er) som sikrer at det dialog styret etter behov.

      5. To personer i styret som skal godkjenne utbetalinger via DNB Nettbank.
        Styreleder eller utnevnt person har i tillegg et kredittkort som kun skal brukes til Internett-fakturering som krever kredittkort (eksempelvis programvarelisenser og Facebook-annonser). Kjøp i forretninger som ikke tas via faktura skal tas som utlegg med bilag, men kan unntaksvis tas via klubbens kredittkort.

      6. Politiattestansvarlig (styreleder om ikke utnevnt)

      7. Politiattestansvarlig vara

      8. personalansvarlig / innleide-koordinator (styreleder om ikke utnevnt)

      9. Deltakelse på NPF Padletinget (valgfritt).

      10. Styreleder og nestleder registrerer og må begge godkjenne utbetalinger via DNB Nettbank. Styreleder har i tillegg et kredittkort som kun skal brukes til Internett-fakturering som krever kredittkort (eksempelvis programvarelisenser og Facebook-annonser). Kjøp i forretninger som ikke tas via faktura skal tas som utlegg med bilag, men kan unntaksvis tas via klubbens kredittkort.

    3. Alle styremedlemmer og kontrollutvalget gis lestilgang til regnskapssystemet PowerOffice Go.

    4. Aktivere kontrollutvalg valgt på siste årsmøte slik at de kan føre tilsyn for perioden.


12. Følge opp budsjett og økononomi året igjennom

    1. Kontrollere tilganger/fullmakter nettbank, regnskapssystem mv.

    2. Alle innkjøp mv. forelegges og godkjennes av styret .
      I særskilte saker kan styret gi fullmaktsramme for et spesifikt formål.

    3. Arkivere og attestere fakturaer/bilag for betaling via nettbank

    4. Kontrollere og følge opp APKs webshop, kortinnbetalinger, NIF BuyPass mv.

    5. Kontrollere økonomi underveis og mot budsett/tildelte midler gjennom året.

    6. Klargjøre og sluttføre regnskap og neste års budsjett.

    7. Innstille neste års kontingent til årsmøte som del av saksunderlag.

    8. Fremlegge budsjett og forslag finanisering for basis drift, samt særskilt tiltak.

    9. Kontrollere fjorårets regnskap i styret og via kontrollutvalget.


13. Sikre tilleggsfinanisering via eksterne tilskudd tiltak

    1. Vurdere å søke tilskuddsmidler etter behov hos ulike kilder.

    2. Vurdere å søke utstyrsrefusjon via NIF (tippemidler).

    3. Vurdere å søke momsrefusjon via NIF.

    4. Sjekke status og vurdere egen info medlemmer om NTs Grasrotandel

    5. Vurdere å promototere Grasrotandelen, spleis.no og andre mekanismer



APK Samhandlingsdisk styret

Kun styremedlemmer vil ha lesetilgang til klubbens disk (og skrivtilgang etter behov, andre roller i klubben har les-/skrivtilgang til delområder utfra behov):